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Entidades Sin Ánimo de Lucro

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Requisitos generales
Requisitos para la fundación
Requisitos para las entidades del sector cooperativo
Requisitos formales que deberán contener los estatutos
Reformas y nombramientos


REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

De conformidad con el Decreto 2150 de 1995, corresponde a las Cámaras de Comercio el registro de la escritura pública o del documento privado de constitución reconocido, para la obtención de la personería de las nuevas entidades.  De otra parte, el Decreto Reglamentario 427 de 1996, establece cuáles son las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se deben registrar ante las Cámaras de Comercio y complementa las excepciones a dicho registro.  Es así como a partir del 2 de enero de 1997, la inscripción de las personas jurídicas ya reconocidas para dicha fecha debe efectuarse ante las Cámaras de Comercio.

El Decreto 1422 de 1996, exceptuó expresamente del registro en las Cámaras de Comercio a las instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar, modificando el Decreto 427 antes mencionado.

Requisitos generales

  1. Formato de consulta de nombre.
  2. Formato de Entidades Sin Ánimo de Lucro.
  3. Acta de constitución debidamente reconocida ante notario por el presidente y secretario de la reunión.
  4. Los estatutos deben estar contenidos en el acta de constitución o anexo a esta como parte integral de la misma.
  5. Carta de aceptación de los cargo y fotocopia de cedula ampliada.
  6. Listado de los constituyentes con nombre, número de identificación, domicilio y firmas.
  7. Pre-RUT (se diligencia ante la Cámara de Comercio).
  8. Pago de impuesto de registro en Rentas Departamentales.
  9. Pagar la tarifa correspondiente en Cámara de Comercio.

Requisitos para la fundación

  1. Todos los requisitos generales.
  2. Nombramiento de revisor fiscal y carta de aceptación del cargo.
  3. Certificado del revisor fiscal de que el aporte efectivamente se hizo.

Requisitos para las entidades del sector cooperativo

  1. Todos los requisitos generales.
  2. Acreditar el curso de cooperativismo por más de 20 horas o 10 si es para asociaciones mutuales.
  3. Certificación del representante legal de que al menos el 25% de los aportes se encuentran pagados y que se dio cumplimiento a todas las normas legales y reglamentarias para su constitución.
  4. Listado de los asociados fundadores expresando número de identificación, total de aportes y firmas.
  5. Las cooperativa que incluyan en sus estatutos actividades de ahorro y crédito, deberán solicitar autorización para su constitución, así como la posesión de los nombrados en cargos de administración y control ante la superintendencia de la economía solidaria.  Tales autorizaciones se adjuntan al documento de autorización.
  6. Constancia de la entidad promotora cuando se traten de pre cooperativas.

Requisitos formales que deberán contener los estatutos

Los estatutos deberán contener:

  1. Nombre, identificación de las personas que intervengan como otorgantes, así como la ciudad o municipio en la cual tienen su domicilio.
  2. El nombre o razón de la nueva entidad.
  3. Domicilio de la entidad (ciudad o municipio).
  4. La clase de persona jurídica (corporación, fundación, asociación, cooperativa, etc.)
  5. El objeto de la entidad.
  6. El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
  7. La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal.
  8. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. (Indicar cómo se convoca a las reuniones, expresando quién las convoca, por qué medios (carta, prensa, cartelera, etc) y con cuántos días de anticipación).
  9. La duración precisa de la entidad y las causales de disolución.
  10. Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados, las asociaciones mutuales y las fundaciones, deberán estipular que su duración es indefinida.
  11. La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad; debe indicarse el destino de los remanentes (bienes que quedan, si es del caso) a una entidad de la misma naturaleza.
  12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso; en las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal.
  13. Nombre e identificación de los miembros de junta directiva o consejo de administración y representantes legales. Nombre e identificación del revisor fiscal, si es del caso.
  14. Firmas de los solicitantes.

Importante: Las Cámaras de Comercio no podrán inscribir a una persona jurídica sin ánimo de lucro, con el mismo nombre de otra entidad sin ánimo de lucro ya inscrita, mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud del representante legal.

Envío de Información: Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la inscripción en la Cámara de Comercio, más el término de la distancia cuando sea del caso, las Entidades Sin Ánimo de Lucro deberán presentar ante la correspondiente autoridad que le competa la inspección, vigilancia y control, el certificado de registro expedido por la Cámara.

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Reformas y nombramientos:

Presentar copia del acta o extracto del acta donde aparezca el nombramiento o la reforma correspondiente, la cual deberá estar firmada por el presidente y secretario de la reunión.

Se deben registrar los nombramientos relativos a: Órganos de representación legal y administración (consejo de administración, junta directiva, gerente, etc.); revisor fiscal.  Es necesario tener en cuenta que los nombramientos deben corresponder a los cargos expresamente establecidos en los estatutos y se deben efectuar por el órgano competente previsto en ellos para tal función.

No se inscriben las designaciones internas de cargos en la junta directiva o consejo de administración, ejemplo: secretario, vocal, etc.

Cuando se trate de reelección del representante legal o revisor fiscal, no se requiere la inscripción del acta que contenga dicha reelección.  En el caso de la reelección de cuerpos colegiados como juntas directivas, consejos de administración, etc., sí se hace necesaria la presentación e inscripción del acta correspondiente.

En cuanto a la reforma de estatutos, en la Cámara de Comercio se deben inscribir todas las decisiones de la asamblea que modifiquen todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad.  Si la reforma consiste en cambio de nombre de la entidad, es conveniente verificar previamente en la Cámara de Comercio que no exista una entidad con el mismo nombre.

Para proceder al registro de las reformas o nombramientos, las Cámaras de Comercio deberán verificar el cumplimiento de los requisitos formales en la misma manera establecida en el Código de Comercio para las sociedades comerciales. De tal forma que es necesario que cumplan los siguientes requisitos:

Las actas deben ser numeradas cronológicamente y deben contener la siguiente información:

  1. Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro.
  2. Nombre del órgano que se reúne (asamblea de asociados, junta directiva, etc.).
  3. Lugar, Hora y Fecha de la reunión.
  4. Convocatoria: expresando con cuántos días hábiles de anticipación se citó a la reunión, quién hizo la citación y la calidad en que la efectuó; por ejemplo, el representante legal, la junta directiva, etc.
  5. Medio utilizado para convocarla (carta, telegrama, periódico, carteleras, etc.) de acuerdo con lo estipulado en sus estatutos.
  6. Orden del día.
  7. Quórum. Si se trata de actas de asambleas, se debe indicar el número total de asociados hábiles que asistieron a la reunión.  Si se trata de actas de junta directiva o consejo de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes, teniendo en cuenta que los miembros que se reúnen deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.
  8. Indicación de las personas que actúan como presidente y secretario.
  9. Síntesis de lo ocurrido.
  10. Número de votos con los cuales se tomaron las decisiones.
  11. Aprobación del acta por los asistentes, o por las personas designadas para tal efecto, cuya elección debe constar en el acta.
  12. Firma del presidente y secretario.

Cabe anotar que para el registro en la Cámara de Comercio, es suficiente indicar en el acta que se dio cumplimiento a la ley y los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum.  Es necesario tener en cuenta que la convocatoria debe hacerse conforme a los estatutos en cuanto a quién convoca, cómo lo hace y con cuánta antelación.  Si en los estatutos no hay cláusulas al respecto o no son completas, deben consultarse los reglamentos internos de la entidad.  Si éstos nada dicen al respecto, la convocatoria deberá efectuarse mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la entidad y con 15 días hábiles de antelación para reuniones ordinarias y 5 días comunes para reuniones extraordinarias.

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